Wrikeであるプロジェクトを管理しようと新しくタスクを作る場合、
最初に「プロジェクト」か「フォルダ」の選択画面が出て決ます。
また、プロジェクトとフォルダを生成する場所にはスペースという名前があります。
このように、Wrikeにはいくつかの階層構造があり、それぞれできることが違います。
Wrikeを導入していざ使い始める際には、”××を” ”Wrike上の○○形式で”作成するという定義づけを行うと社内での役割分担が促進されます。
そこで今回はWrikeの構成要素をご紹介します。
Wrikeで仕事を管理するときの注意点
Wrikeで仕事を新しく管理する場合には、
任意のスペース上に「プロジェクト」か「フォルダ」をまず最初に選択します。
二つのうち特に大きな違いがあるわけではないですが、
確認をしないでプロジェクトとフォルダを乱立させてしまい、
後から整理するときによくわからなくなってしまった、という事態は避けたいものです。
作業スペースを整理するときに、
初歩的ではありますが抜けがちなそれぞれの違いを抑えておくことで
より便利なWrike の業務管理が実現されるかもしれません。
今回はそんな構成要素の違いについてご紹介します。
構成要素の紹介
Wrikeには構成要素が4つあります。
上位の構成要素から順に、スペース→フォルダ→プロジェクト→タスクという並びです。
①プロジェクトとフォルダ
順番は前後しますが、まずプロジェクトについて説明します。
プロジェクトとは”目標を達成するための計画”という理解が一番近いと思います。
（例えば、○○製品のマーケティングプロジェクト、中途採用プロジェクトなど。）
プロジェクトを作成する場合、いくつかの属性を選択できます。
右上のダッシュボードのようなアイコンをクリックして設定することが可能です。
例えばプロジェクトの担当者は「オーナー」、プロジェクトの「開始日」から「終了日」などが設定できます。(オーナーの設定は誰がプロジェクトの責任者化を明示する機能であり、整理以上の役割や機能は持っていません。)
一方で、ファイル添付の方法設定やプロジェクトに適用するワークフローの設定はフォルダでも可能です。
一方、フォルダーはタスクやプロジェクトを収納する場所になります。
フォルダーには概念的に達成すべき目的は付与されず、単なる収納場所として捉えます。
フォルダーを選択した場合、プロジェクトでは可能なオーナー等の属性選択は不可能です。
以下の画像はフォルダの画像ですが、属性を選択する欄がないことがわかります。
この点、属性を付与できるかがプロジェクトとフォルダーの最大の違いになります。
裏を返せば、それ以外に違いはありません。
例えば、プロジェクトの中に生成できるタスクにはどちらも同じようにいろいろな属性を付与できますし、ワークフローのカスタマイズ等も問題なく行えます。
さらに、プロジェクトの中にフォルダを作成することも可能ですし、フォルダの中にプロジェクトを入れることも可能です。
②タスク
タスクは作業の最小単位として扱います。
最小単位であるタスクは実際に何らかのアクションを伴う作業であり、
これが全部完了のステータスになった時にプロジェクトが達成されます。
タスクも作成した際に、プロジェクトと同じように属性を付与できますが、
その付与できる情報はプロジェクトよりもかなり多くなっています。
タスクについて基本と応用をまとめた記事があるため、詳細は以下をご覧ください。
③スペース
スペースはプロジェクトやフォルダを配置したり整理したりする場所で、
Wrikeの一番左の欄がスペースにあたります。
概念的には”ある機能を担っている部門”を表わしており、
例えばマーケティング部、企画部、採用チーム
のようなスペースが考えられます。
新しく作成する場合は、画面左上の+ボタンから行います。
下の画像のように、スペースに属する人やアイコン、アクセス権限などを設定できます。
構成要素を活かして組織・プロジェクトを作る
以上が構成要素の紹介となります。
そのうえで、どのようにプロジェクトやスペースを活用していけばよいかの例を示します。
参考になれば幸いです。
まず、事業部や職能ごとにスペースを作成します
（開発部、人事部、○○製品部、××サービス部など）
ここに当てはまる人すべてを招待することであたかもWrike上に会社の組織があるかのようにすることが可能です。
次に、達成すべき目標ごとにプロジェクトを作成します。
（○○マーケティング企画、中途採用プロジェクト、××案件など）
ここではプロジェクトに割り振る人を部門からさらにチームに別けることで、
より詳細な人員配置が可能となります。プロジェクトに特別な設定を行っていない限り、スペースに配属していれば閲覧が可能です。
そして最後に作業の最小単位であるタスクを記入していき、これがすべて完了になった時に一つのプロジェクトが完了します。
フォルダは関連性のあるタスクやプロジェクトをまとめるのに使います。
個人のプライベートのスペースなどを作ることができるため、
担当者を設定する必要がない空間ではフォルダの活用が多くなるかと思います。
こうすることで、以下のような役割分担が明確になります。
・管理者：プロジェクトの作成や進捗管理、生産性向上のための分析
・一般社員：プロジェクト全体の把握とタスク管理
Wrikeの構成要素にうまく意味を持たせることで、それぞれ役割の異なった人が自分の担当する仕事において集中する環境がウェブ上に構築できるようになります。
Wrikeを導入する際のヒントになれば幸いです。