Wrikeでタスク管理をする場合、タスクのステータスはデフォルトで
新規⇒処理中⇒レビュー中⇒完了 or 待機中 or キャンセルとなっています。
これはこれで網羅的なフローであり、どんな仕事にも当てはめて使えるのですが、
やはり自分の所属する会社やチーム、または個人でカスタマイズしたフローで管理したくなりますよね。
特に、作業プロセスごとに生産性を管理したり、時間を測ったりしてPDCAを回したい場合、
ワークフローそのものをどんどん変えていく職場もあるかと思います。
その際に、Wrikeではワークフロー管理のページからステータスを自由に追加したり並べ替えることができます。
フロー自体はいくつでも作成して保存することが可能なので、フォルダごとにステータスを分けたりと細かい管理までできるのが特徴ですね。
以下ではその方法を紹介します。
Wrikeでタスク管理をすると感じた違和感
WrikeはUIがかなりよく、操作を直感的に行えるのが良いポイントの中の1つです。
タスクを作成して、4つあるビューで管理する。いたってシンプルです。
特に、ステータスごとのタスク把握はカンバンビューが便利だと思います。
ですが、このタスクを生成したときに設定するステータスに違和感を感じていることに気が付きました。
下の画像の画像が、カンバンビューで表示されるタスクの形式です。
まず一番上の階層にタスクのステータスがあり、その下にステータスに属するタスクがずらっと並んでいます。
問題は、この一番上のステータスが少し大雑把でもう少し細かい設定にしたいのです。
例えば、このような外部講師を招いたセミナーを実施するセミナーの場合、
「処理中」と「レビュー中」の間にもう一つのステータス（例：レス待ち中、アポ調整中）を設けることで、
アクション済で相手のリスポンス待ち、なのか、それとも上司のレビューの段階なのかを明確にすることができます
この例ならまだ気にならない程度ですが、
イベント企画やマーケティングといった、自社の他部署や外部企業とのやり取りが多くなるプロジェクトでは自分の仕事の状態がいつの間にかわからなくなってしまうなんてこともありそうです。
ここで、Wrikeのワークフローカスタマイズが活きてきます。
実際にカスタマイズしてみる
最初に注意なのですが、以下の操作はWrikeの「管理者」のみ行えることに気を付けてください。
メンバー等に割り当てられる「正規ユーザー」では行えません。
まず、Wrikeを開いたときに右上に現れるアカウント名をクリックすると、
管理者であれば「アカウント管理」の欄が現れるかと思います。そこをクリック。
すると、左側にいくつかメニューが現れますのでそこから「ワークフロー」を押して後は既存のワークフローを管理したり、新しく作成することもできます。
実際に新規でワークフローを作ろうとすると以下のような画面で設定が行えます。
ステータスの名前や表示される色だけ変更することがほとんどでしょうか。
ステータスの変更ができる人や手動移動できる人の設定も行えます。
一つ注意点があるとすれば、ワークフローを新たに作成するとき、
ステータスの上の部分、「有効」「完了」「延期」といったさらに上の階層は変更することはできません。
ただ、これらを実際に使うのはタスクをフィルターでソートするときに選ぶくらいなので、
その辺を意識してワークフローを作れば問題ないはずです。
このようにして作ったワークフローはフォルダ/プロジェクトごとに設定することが可能です。
下の画像のように、左側のフォルダが並んでいるパネルから、変更したいフォルダを右クリックすることで設定できます。
参考：全体の進捗・作業不可の分析
ワークフローの管理自体はとても便利なのですが、この機能自体は他のプロジェクトマネジメントツールでも同じようなことはできるかもしれません。
ですが、以下ではWrikeならではの機能である分析を紹介したいと思います。
タスクのステータスをベースにした分析と、タスクの作業時間をもとにした分析があり、
どちらもかなりユニークな機能で、生産性の向上を図る部署であればかなり使える内容です。
①タスクが完了になっていく流れを分析
タスクビューが並んでいる一番右のほうに、分析という欄があるのでそこをクリックします。
すると、ステータスが完了になっていく時間経過を追うことができます。
下の画像は例なのでグラフがおかしいですが、本来であればタスクが減っていき完了のステータスのものが増えていくグラフになります。（ユーザごとにも出せます）
このグラフで完了に行くまでの時間が遅いようであれば働き方を変えるなど、使い方次第でかなり便利になりえる機能です。
②エントリー時間から分析
Wrikeではタスクごとにエントリー時間というのを入力できます。
そのタスクを完了などの状態に移行させるのに、どれくらいかかったかを記録するものです。
入力自体は簡単に行え、タスクから直接時間を打ち込むことができますし、
上のほうにある再生ボタンをクリックして時間を測定することも可能です(1度に1つまで測定可)
タイムログを選択して表示させると以下のような画像になり、それぞれのタスクにかかった時間を一目で追うことができます。
作業が完了した日付、担当のユーザー、時間とフォルダを一目で把握できますね。
このように、ワークフローのカスタマイズのみならず、
それを個人個人に落とし込んだ管理というものがWrikeでは可能です。
どちらも仕事をトラッキングし、生産性を可視化するという点に置いて非常に優れた機能だと思います。