タスクを誰かにレビューしてもらうプロセスや方法は意外と煩雑です。
例えば、メールの場合スレッドが長くなりすぎてしまったり、どのファイルが最新版なのかわからなくなったりといった状況がよく発生します。
実際の作業よりもレビューや修正の時間が長いケースもタスクによってはいくつかあります。
Wrikeの「承認」という機能を使うことで、Wrike上で関係者を巻き込んでレビューを完結させることができます。
承認機能で簡単にレビューの依頼を担当者にとばすことができ、
レビューの担当者はレビュー待ち・チェック済みタスクの一覧を表示して抜け漏れのないように管理することができます。
以下ではその方法を紹介します。
抜け漏れで非効率なレビュー
ある仕事やタスクが完了した際には上司にチェックをしてもらうケースがほとんどです。
仕事の大部分を占めるレビューですが、
時間をかなり奪ってしまったり、抜け漏れが多いようなプロセスだったりします。
例えば、メールでレビューをしてもらう場合
ファイルを添付して依頼を送信→上司がチェックして修正箇所を指摘→修正したファイルを添付して送信→さらに修正箇所を指摘…etc
というやりとりが多く続きます。
スレッドも長く添付ファイルも多いと混乱を生んでしまいます。
特に、レビューや修正作業が最初の作業量よりも多くなる場合にはかなり非効率で死活問題です。
以下では簡単にレビューのやり取りができ、上司がレビュー待ちのタスクの一覧を管理できる、
Wrikeの承認という機能について紹介します。
承認の依頼の仕方
承認を追加するには手動で行うケースと、
タスクがあるステータスに移行されたときに自動で承認を追加する2つのやり方があります。
①手動で承認を追加する
タスクの詳細画面を開き、新しい承認を追加することができます。
「承認」をクリックして担当者や承認してもらいたいファイルを追加します。
期限も設定できるため、レビューでプロジェクトの進みが遅れるのを防止できます。
ここで承認者に設定した人には、Wrike内の受信トレイに通知がいきます（詳しくは後述）
②自動で承認を追加する ～ワークフローを活用～
タスクをあるステータスに移行したときに自動的に承認が作成される機能を利用して、
いちいち手動で承認を飛ばさなくてもいいようにする方法です。
これはワークフローの設定で行えます。
まず、右上のプロフィール画像から「アカウント管理」を選択し、
左側のメニューバーで「ワークフローの管理」を選択します。
どのステータスに移したときに承認を追加するかを確認し、
承認したいステータスをクリックします。
あとは①と同じように承認者やファイルの追加設定などを行えば可能です。
レビューの仕方＆管理のための機能
①レビューの仕方
レビュー自体は簡単にできます。
承認が割り当てられたタスクをクリックし、承認するか拒否を選んでコメントするだけです。
承認の履歴は以下のように画像に残っているため、どれくらいレビューしているのかを確認することもできます。
レビューで拒否を選択した場合、
タスクの担当者は新たに修正したファイルを承認対象として依頼できるため、
メールのようにどれがどれかわからなくなることは絶対にないです。
②自分に割り当てられた承認を管理する方法
基本的に、承認が依頼されたタスクには承認者の受信トレイの中に通知が行くようになっているらしいです（Wrike公式HP）。
より詳細に承認を管理したい場合、ダッシュボードを使うことをお勧めします。
（例えば期限切れ承認と完了済み承認を分けて表示させるなど）
実際にこのように承認待ちタスクや期限切れ等が表示され、
これでレビューの抜け漏れが確実に減らせます。
このような承認でソートするタスクの一覧を表示するには、
このダッシュボードの画面から右上にある新規ウィジェットの作成を選びます。
色々テンプレが出てきますが、ここではカスタムウィジェットを作成します。
まず、タスクを表示する元のフォルダ/プロジェクトを左上から選びましょう。
自分に割り当てられている承認のタスク一覧を表示するには、
右の黄色い枠で囲った承認の設定欄を操作することで行えます。