プロジェクトに参画すると、必ずと言っていいほど「定例会議」が存在していると思います。定例会議は、プロジェクトメンバー全員が参加できるようにスケジューリングをするだけでも労力を使います。人数が多い、関係者が社外にも沢山いる、レビュワー担当者が社長で予定が取りにくいなどの事情があいまってくると更に定例会議のスケジューリングは困難を極めます。
また、オフラインでの定例会議の場合は会議室の場所を抑えたりという作業も発生してきてますますそれらの時間も取られます。定例会議とは、それだけの時間をかけてセッティングをしなければならないので、ポイントを抑えた運営をする必要が出てきます。
前編（https://wrike.groots.co.jp/blog/pm-c2678ce3-a68f-42e1-8449-118402be44c7?categoryId=174703）では、PM(プロジェクトマネージャー)として知っておくべき定例会議運営のポイントと定例会議前の準備についてまとめてみました。
この後編ではアジャイル型のプロジェクトを成功に導くための「定例会議のアジェンダ」を書いていきたいと思います！この成功する定例会議のアジェンダを意識した会議運営を行うことでプロジェクトを成功に導きましょう！
アジャイル型プロジェクトで必要な定例会議のアジェンダとは？
前編でも記載したように、アジャイル型のプロジェクトにおいては、プロジェクト始動時にひかれたスケジュールやタスクを進める中で出てきた新たな発見・課題への対処方法を考え、再度スケジュールに落とすことを繰り返しながらプロジェクトの成功に近づくものです。
定例会議ではその課題の解決に向けたアジェンダが必要であり、単なる進捗報告だけでは事足りません。
では、アジャイル型プロジェクトの定例会議において必要なアジェンダはどんなものでしょうか？
各タスクの担当者から課題が上がっている場合、その課題を定例会議の場で説明することが求められます。そして、それぞれの課題が全部出そろったら、それぞれの課題を全員で確認し、取り組みの優先順位を決めて行きます。
課題を明確にし、取組む優先順位を決める作業を定例の場で行うことで、プロジェクトメンバー全員の現状認識が合ってきて、プロジェクト成功に向けた打ち手・アクションに関して良い話合いができるはずです。定例会議の場では、PM(プロジェクトマネージャー)とタスク担当者で話し合えば済むような小粒な課題ではなく、全員で意思決定が必要である大粒な課題のみ抽出するように下準備をしておきましょう。
アジェンダ②次に取るアクション・タスクを決める
課題を明確化し、取組む優先順位が決まったら、おのづと、プロジェクトメンバー全員が次に取るべきアクションが決まってきます。プロジェクトの成功に向かい、取組むアクションをプロジェクトメンバー全員で決めて行きます。
プロジェクトメンバー全員の稼働状況や負担感を全員が認識できていると、よりスムーズに役割分担が行えるので、全員がいる場で決めるとよいでしょう。まさに定例会議の場できめることにふさわしいアジェンダです。
アジェンダ③課題・アクションの合意ができている状態を確認して終了！
最後に、改めてプロジェクトメンバー全員が、課題の優先順位を理解しているか、そして次のアクションは何か理解しているか、を最終確認して終了とします。
このように、定例会議の場では単なる進捗報告をするのではなく、出てきたそれぞれの課題に対して「優先順位の意思決定、全員の合意、時には取捨選択などの決断」をする場とします。そして、プロジェクト成功に向けた次のアクションを決めるということを忘れずに行うことでプロジェクトを進行させていきます。
会議と会議のアクション・タスクをする時間が最も重要
「アジャイル型プロジェクトの成功する定例会議のアジェンダ」を見ていただいて分かるように、いちばん重要なことは、次のアクションが明確になっている状態で会議が終わっていることです。
プロジェクトはタスクを進捗していって、そこではじめてプロジェクトが進行し、手に入れたい目的、いわば、成功へと近づいていきます。
そして、タスクを進捗していく中で、さらにでてきた課題を次の定例会議の場で話し合うという循環を作るためにも、定例会議後、すぐにアクションを起こせる状況を作り上げましょう。重要なのは会議で決めたアクション・タスクを次の定例までに完了目指して進めていっていることです。
まとめ
前編・後編と2回にわたり、アジャイル型プロジェクトを成功させる定例会議のコツを書いてきました。現代社会のプロジェクトでは、単なる進捗報告を行う会議は必要ありません。むしろ、単なる進捗報告だけで終わるプロジェクトはプロジェクトではなく単なるルーティンワークです。突発的にぶちあたる未知なる課題をどう解決するかを話し合う場を定例会議と位置づけ、皆がいる場で、意思決定・合意・取捨選択を行うことを意識して定例会議を行いましょう！これができるPM(プロジェクトマネージャー)は一目置かれること間違いなしです！