中間管理職に「Wrike」を勧めたい理由

先日、WrikeJapanのTwitterでこのような記事が取り上げられていました。

かつて、従業員数2000人以上の所謂大企業に勤務し、課長歴は約4年、部長歴は約3年のグルーツメンバーである私はこれを読んで、中間管理職確かに忙しかったなぁと思い返していました。

課長時代はメンバーは５～100名とかなり幅があったけど、常にメンバーと部長の間で揺れ動いていました。その後、部長となり、いわゆる一般的な中間管理職ではないのかもしれないけれど、それでも、EXEと課長の間で「中間感」はなくならなりませんでした。やはり板挟みで忙しかったような？！そんな中間管理職経験8年の私が、この記事を読んで、「Wrikeを使いこなしている今なら、あの悩み、解決できていたかも！」と感じたことが多かったので、つらつらと振り返りつつ中間管理職にWrikeをお勧めしたい！と思った理由を書いてみたいと思います。

いろんな角度から、現在の悩みを３つに分類してはいますが、つまるところ「やらなければならないタスクが課長である自分には多すぎる！」という悩みに尽きるようです。

所属している企業によって、多少の違いはあると思いますが、課長のミッションは大きく以下ふたつかと思う。

1. 担当の部課・チームの業績目標達成
2. 部課・チームメンバーの育成

このふたつのミッションを遂行しようと真面目に向かえば向き合うほど、課長の仕事は増えていきます。

例えばどう増えていくかというと、業績目標の達成をするためには、それぞれのメンバーが抱えている仕事が上手く進んでいることが必要です。そのためうまく進んでいない場合は、なぜうまくいっていないかの原因を探り、手を差し伸べるべきポイントを抽出し、うまくいっていない具合が小さければちょっとしたフォロー、うまくいっていない具合が深刻な状況であれば、そこは自らが実務にも入って対応せざる負えない場面が出てくきます。この自らが実務に入って対応…というのが増えてきてしまうとどんどん業務量が増えていき忙しくなってきます。。

　こうみてみると中間管理職というのは、管理業務だけでなく実務も把握しなくてはならない。さらにはメンバーを育てなければならない。月１や週1で「１ON１の時間」を取り、相互理解をしつつ、メンバーの成長を促していくスタイルのマネジメントが増えている昨今、メンバー育成のためのコミュニケーションにも非常に時間がかかります。

　さらにたいていの場合、課の状況を、週次若しくは月次で、上長に報告する場があるはずであり、その報告資料の作成にも時間がかかるのです。

　さらっと書いてみましたが、メンバーが8名程度だと想定しても目が回る忙しさになりそうだと思いませんか。いわんやメンバーが増えていくと忙しさは増していく。私の経験からもこの記事がいうところの課長の仕事が多いは事実であるといえます！。

前述したように、まとめると課長の仕事は、「部課に所属するメンバーの仕事の進捗管理とそのフォローアップ、そして上位組織への報告」がメインとなります。

だとすると、課長の仕事の生産性UPのポイントは以下となるでしょう。

1. メンバーの仕事の状況を把握しフォローするポイントを明確にしておく
2. メンバー間でスキル差や業務難易度が違うので業務量をうまく割り振り課の運営をする
3. １ON１の準備が常にできていてマネジメントをスムーズに行う

今、メンバーが仕事でつまずいている点や、抱えている仕事量が適切なのか、メンバー間でスキルと業務量はマッチしているのか。誰かひとりがスキルに対して重すぎたり軽すぎたりしないか。などを鑑みながら、現在の仕事の進捗を、いちいち口頭や、メール報告をさせていたら、メンバーもそれを管理する課長も時間に追われてしまう。

そして、メンバーフォローで大切な１ON１も、MTGの時間設定や、前回時の話題を思い出したりすると実はかなりの時間を要する。

生産性UPのためには、「メンバーの仕事状況やタスク数、１ON１で話した内容を一元管理し正確に把握する」がポイントとなります！

さて、忙しい中間管理職ですが、メンバーの業務把握は、課長のスタイルによって大きく異なります。

メンバーと密に・常に・コミュニケーションを取るスタイルの課長もいますが、おそらく生産性は悪いと思われる。課長自身も忙しくなりますし、コミュニケーションを増やされるメンバーも忙しくなります。

そのため、いちばん業務把握として多い手法は、スプレッドシートやエクセルなどの共有ドライブ上に、常に最新の業務進捗状況を更新するシートに全員が毎日アクセスしている状態を作るマネジメントではないでしょうか？

もっと古典的ですと、毎日の仕事終了時に記載する日報に、全部記載するなんて会社もいまだにあるかもしれませんが・・

しかし。スプレッドシートやエクセルは限界があります。そのため、Wrikeを始めとしたタスク管理ツールが山のようにあるのでどれかひとつ導入するのが、やはり、フラットにみてお勧めです。

• 誰がいつ更新したかが一目でわかる
• ワークフロー設定が可能で、仕事の進捗状況が可視化可能

というのはどのツールにもほぼある機能なので、仕事量が多く悩んでいる企業・課長にはぜひ一度使ってほしいと思います。可視化できているだけでもばっくありであれメンバーの状況把握は可能になります。是非企業全体で導入をお勧めしたいと思います！

しかし、可視化だけでは、まだまだ課長の仕事は多いのが現状です。

これは、私の経験なのですが、課長時代にいちばん苦慮したのは、

• メンバーのスキル差と持っている仕事の難易度と量を鑑みて、課の生産性が一番アップし、かつメンバーが納得した状況で仕事をメンバーに割り振ること

でした。

感覚的に、できる人に仕事を増やし、できない人の仕事を減らすことで部課の業績達成をしても、メンバーが納得できなかったり、業務を増やされたメンバーはつぶれてしまったり、そして、業務が少ないメンバーは成長せず、モチベーションも下がってしまう。など長期的にチームとして負のスパイラルにはまるやり方となります。

とはいえ、、、、課会などで「Aさんは仕事ができないので、Bさんに仕事を回します」とは言えない。

チーム全員がチームの状況をみることができ、そのうえでの業務分担であれば、納得できる状況が作れるので、その状態をつくりたい！と中間管理職の私は常々思っていました。

しかし、そんな資料を作る時間も根拠もなかなかないのが現状でした・

当時の私の場合は、「メンバーひとりひとりに丁寧に説明をする」などして対策していたが、とても時間を費やしてしまっていて疲労感がたまりました。

そして、今、Wrikeを使いだして、Wrikeセールスをミッションとして、Wrikeや他社のツールを知るようになって、これだけは伝えたい！と思ったのが「WrikeResource機能」です！

前述したように、「メンバーのスキル差と持っている仕事の難易度と量を鑑みて、課の生産性が一番アップし、かつメンバーが納得した状況で仕事をメンバーに割り振ること」がスムーズにできれば、、、とずっと悩んでいたのですが、「Wrike　Resource機能」でまるっと解決できるのです。

• 誰がどのくらい、いつ期限のタスクを、どのステータスで持っているかが見える
• ハイパフォーマーが分かる（タスク完了率）
• タスクにかかった時間が見える

など、当時ヒアリングやメールのCCに入れてもらい、総合的に分析していたことが、ひとめでわかるのです。。。

詳しくは下記リンクに書いていますが、管理職目線のWrikeResource機能を今後もどんどんWrikeハックとして記載していきたいと思っています！☟

中間管理職の仕事量が増え、業務に余白がないようでは、企業の未来はありません。

企業のことを、顧客のことを、メンバーのことを、現場感をもって一番理解している中間管理職が、自分の目の前の仕事以外の、「中長期的な未来のこと」を考える時間がないと会社は没落していきます。是非、中間管理職の皆さまが企業の未来をつくれるよう、Wrikeの導入をお勧めしていきたいです！