コロナ禍になり、はや半年が過ぎ去りました。
つい半年前までは、満員電車に乗り、オフィスに出社し、当たり前のようにチームメンバーと顔を合わせて仕事をしていた日常が、あっという間に変わり、この半年は「フルリモートでのチーム運営」に関して、試行錯誤しているPM(プロジェクトマネージャー)も多いのではないでしょうか？
フルリモートでのプロジェク進行とチームマネジメントは、オフィスで顔を合わせて行っていた頃と比較すると、PM(プロジェクトマネージャー)にとって、遭遇したことがないような新しい課題が出てきているかもしれません。対面のプロジェクト進行だって難しいのですから、フルリモート、つまりは、オンライン上だけでチームメンバーとうまく協力しプロジェクトを進行し成功に導くことは簡単なことではありません。
今日は、この半年間のフルリモートでのチーム運営を通して気が付いたフルリモート下でのPM(プロジェクトマネージャー)のあるべき姿をご紹介したいと思います。フルリモートでのPM(プロジェクトマネージャー)の在り方というタイトルで何回かに分けて掲載していきます。
コロナ禍が長引くことが明らかになり、フルリモートでのプロジェクト運営は、もはや標準になりつつあります。フルリモートチームを実際に機能させ、プロジェクトを成功させるためには、PM(プロジェクトマネージャー)はチームの目標と目的を明確に伝え、リモートワークがもたらす問題にオフラインとは違った面から取り組む必要があります。
PMの在り方＃１
チームとチームメンバーを信用する
プロジェクトの発足当初からフルリモートでのプロジェクト進行を余儀なくされている、あるいは、プロジェクト発足したばかりの時にコロナ禍に突入したなどの場合、実際には一度も会ったことのない人とオンライン上の付き合いだけで信頼関係を構築するのは難しいと感じる場合があります。その状況下において、フルリモートでのプロジェクト進行になれていないPM(プロジェクトマネージャー)は、細かく細かくマイクロマネジメントを行ってしまっていないでしょうか？
例えば、まだ見たことないメンバーだからと、細かく現在のタスクの現状を確認をする時間を設定すると、PM(プロジェクトマネージャー)にもメンバーにも、双方にかなりのストレスがかかります。その結果、チーム全体の作業も各段に増えてしまいます。
また、PM(プロジェクトマネージャー)としての自分が働いている時間に、必ずしもチームメンバーが働いているとは限りません。例えばオンラインのツール上でコミュニケーションを取ろうとして、すぐに返信がないからといって、チームメンバーが仕事をしていないのではないか？と不安に陥らないようにしましょう。
上記のような心配からマイクロマネジメントに陥る前に、PM(プロジェクトマネージャー)はプロジェクトチームのメンバーと「タスクや定例などをいつ行う必要があるか。」「フルリモートだけど1日の終わりの1日の行動などのレポートを必ず出すようにするのか？」「メンバーは何時から何時まで何時間働いたかまで細かいところまでいう必要があるのか？」などの目線を必ず合わせて信頼できる関係性を作る土台をつくりましょう。
プロジェクト発足時に、オープンなコミュニケーションの場で、今後の働き方やレポートのイメージを一致させ、一度、コンセンサスが取れた後は、それにしたがってメンバーは動いているという前提で、メンバーを信じて無駄なコミュニケーションをとったり、疑っているようなコミュニケーションを取らないようにしましょう。
かつてオフィスで行われていたような、ちょっとした雑談などで得ていた情報（メンバー同士のランチタイムや、廊下でのお喋り、ちょっとした会議の始まる前、終わった後のお喋り）は、フルリモート下で得るのはとても大変です。
オフィスでは、プロジェクトチームが近くに座り、「アレってその後どうなってるんだっけ？」「アレって、Ａさんがやってくれたんだよね？」「アレ？今回議事録回ってた？」などちょっとした確認を、ライトにアレっていう言葉を使って、コミュニケーションできる場面が沢山あり、チーム全体で同じ情報を平等に得ることができました。
しかし、フルリモートになったことで、細かな情報共有を口頭でする場はなくなり、ちょっとした確認などができない場合、それぞれが持っているプロジェクト全体の情報に差が出てきます。
優秀なPM(プロジェクトマネージャー)は、オフィス下で有効だったちょっとしたコミュニケーションの場や、聞くほどでもないけど確認しておきたいレベル感の雑談タイムなどのコミュニケーションの場を上手く創出することで、プロジェクトチーム全体の一体感と情報の平等性を担保しているようです。
毎日の朝会や定例を使う場合もあるでしょうが、それぞれの労働時間を絞ってしまう可能性もあるので、SlackやZoom、または、プロジェクト管理ツールWrikeなどの適切なツールの導入もPM(プロジェクトマネージャー)の裁量で行いましょう。
オフィスで行われていた仕事に関係のないことを話したり、Slackしたり、気軽に質問したりするなど、チームが自発的にコミュニケーションをとるように促すことができれば、フルリモート下でも良いチームマネジメントができます。
チームメンバーが負担に感じず行えるような工夫として、業務時間にもとから組み込むのも良い方法だと思います。
このコロナ禍になり、多くのPM（プロジェクトマネージャー）と運営方法をヒアリングしてきましたが、オンラインミーティングの際に、雑談もOKな雰囲気をつくるというのも、PM（プロジェクトマネージャー）として大切なスキルだと感じました。全体の管理をキチキチにしすぎず、余白をもった会議運営をしていると語るPM（プロジェクトマネージャー）が多くいたのが印象的です！
コロナ禍で必須スキルとなったオンライン上でのPM（プロジェクトマネージャー）の在り方について、引き続き発信していきますのでお楽しみに♪